Política Institucional sobre el Uso y Acceso a los Recursos de la Tecnología de la Información en la Universidad de Puerto Rico

Este documento se conocerá como la «Política Institucional sobre el Uso y Acceso a los Recursos de la Tecnología de la información en la Universidad de Puerto Rico» (en adelante Política).

Se promulga la presente Política con el propósito de establecer las normas y directrices que permitirán a los miembros de la comunidad universitaria hacer el mejor uso de los recursos de tecnología en un ambiente seguro que promueva los objetivos de la Universidad de Puerto Rico (en adelante Universidad) de transmitir y aumentar el conocimiento mediante la educación, la investigación y la extensión de los servicios.

Esta política se adopta y promulga en virtud de las facultades concernidas por la Ley Numero 1 del 20 de enero de 1966, según enmendada, mejor conocida como, Ley de la Universidad de Puerto Rico y el Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico.

Esta Política tiene el propósito de:

1. Establecer las normas y directrices que regirán el uso y acceso a los recursos de la tecnología de la información (en adelante TI) en la Universidad.
   1. Detallar las responsabilidades y deberes de los usuarios y oficinas que están relacionados a esta Política.
   2. Velar por la seguridad, integridad y disponibilidad de los sistemas de información, entiéndase dispositivos electrónicos, redes, programados y datos, independientemente de que los mismos estén o no ubicados en los predios de la Universidad.
   3. Asegurar que el uso de las comunicaciones electrónicas cumpla con las leyes, políticas, normas y procedimientos de la Universidad, del Gobierno de Puerto Rico y Gobierno de los Estados Unidos.
   4. Proteger a la Universidad de consecuencias dañinas de carácter legal o de seguridad.
2. Esta Política aplica a todos los usuarios de la TI de la Universidad, inclusive, pero sin limitarse a los estudiantes, facultad, investigadores, empleados y terceros, tales como contratistas, suplidores externos, consultores y visitantes, además de las corporaciones afiliadas a la Universidad. Los terceros que usen alguna parte de la TI de la Universidad.
3. También están sujetos a esta Política, incluso con equipo o programados que sean o no propiedad de la Universidad.

Para propósito de esta Política, se define los siguientes términos:

1. Tecnología de la información (TI) – Se refiere a dispositivos electrónicos, redes cableadas e inalámbricas, programados, información digital, comunicaciones electrónicas, cuentas de usuarios y todos los sistemas y servicios de información electrónicos.
2. Usuario – Cualquier persona que utilice los recursos de la Universidad, aunque no sea miembro de la comunidad universitaria.
3. Entidades Concernientes – oficinas internas de la Universidad de Puerto Rico, o externas del gobierno, incluyendo las agendas de ley y orden que revisan, auditan e investigan alegadas violaciones a leyes, certificaciones y/o reglamentos aplicables. Ejemplo de ellas son: Oficina de Auditores Internos, Oficina del Contralor, Oficina de Ética Gubernamental, Departamento de Seguridad Publica, Policía de Puerto Rico y FBI.

La TI es un recurso esencial para lograr la misión de la Universidad respecto a la educación, investigación y extensión de los servicios. La Universidad les otorga a los usuarios el privilegio de acceso compartido a esos recursos al igual que a las fuentes de información local, nacional e internacional, como apoyo para lograr su misión. Estos recursos son valiosos para la Universidad y se usan y manejan responsablemente para asegurar su integridad, seguridad y disponibilidad para actividades apropiadas de carácter educativo, investigativo, de servicio, y otras actividades de la institución.

Se requiere que los usuarios utilicen los recursos de la TI de forma ética, eficiente y responsable de manera que no afecte el buen nombre de la Universidad. De igual manera, para que no se afecte la calidad, puntualidad o entrega del trabajo, ni sea un obstáculo para que el resto de la comunidad pueda realizar su trabajo.

La Universidad valora, fomenta, apoya y protege la libertad de expresión en un ambiente abierto para aprender y compartir información. La censura es incompatible con las metas de una institución de educación superior. La investigación y la educación se manifiestan de diversas formas. Por lo tanto, la información que esta accesible en las fuentes electrónicas disponibles no podrá ser restringida mediante censura, siempre que dicha información no este limitada por alguna ley o reglamento, y se use para propósitos legales. La Universidad promoverá el uso adecuado de TI, principalmente mediante la educación, para fomentar el manejo responsable de la tecnología y de la información a la cual se accede.

Se les requiere a los usuarios asumir la responsabilidad de proteger los derechos y la propiedad intelectual de los recursos de la TI, tanto fuera como dentro de los predios de la Universidad. La Universidad manejara con diligencia todas las violaciones de alguna ley o política de la Universidad incurridas mediante el uso de la TI.

1. La Universidad reconoce su responsabilidad de mantener la seguridad, integridad y privacidad de los datos de la Universidad. Además, es responsable de tomar las medidas necesarias y razonables para proteger la seguridad de la TI.
2. Las cuentas con privilegios en los recursos de la TI serán otorgados al personal que por su rol tienen custodia y administración del sistema o recurso. Ningún usuario cuyo rol no requiere acceso o privilegios de administración utilizara su rol de supervisión o dirección para obtener privilegios que no Ie corresponden. Se mantendrá de forma confidencial mecanismos de recuperación de accesos privilegiados que se activaran solo bajo circunstancias extraordinarias debidamente documentadas.
3. La información de la Universidad se mantendrá en un ambiente seguro y solamente accederán a la misma los empleados autorizados que necesiten la información para realizar su trabajo.
4. La Universidad puede intervenir con los recursos de TI durante el curso de alguna auditoria o querella sobre el alegado uso inapropiado de la TI y durante cualquier tipo de intervención forense que se determine realizar a causa de un incidente detectado o reportado.
5. Los privilegios de acceso a los recursos de la TI de la Universidad no serán denegados sin causa.
6. La Universidad podrá denegar acceso a los recursos de la TI temporalmente si durante el curso de una investigación, auditoria o querella resulta necesario proteger la integridad, seguridad, o la operación continua de la TI, o para protegerse a si misma de algún riesgo o responsabilidad.
7. Las alegadas violaciones a la seguridad y privacidad se referirán a las entidades concernientes para su revisión, auditoria o investigación. La Universidad también podrá referir las presuntas violaciones de ley a las agendas de ley y orden correspondientes o a los cuerpos disciplinarios institucionales.

Los usuarios tendrán los siguientes privilegios y responsabilidades:

1. Privilegios:
   1. Los usuarios reciben el privilegio del acceso a la TI para facilitar sus actividades académicas, de investigación, de servicio y de trabajo relacionadas con la Universidad.
2. Responsabilidades:
   1. Ejercer un buen juicio respecto a la razonabilidad del uso de la TI de tal forma que no interfiera con el desempeño en el trabajo, ni violar alguna política, reglamento o ley vigente.
   2. Revisar, comprender y cumplir con esta Política, al igual que todas las políticas relacionadas, reglamentos, normas y procedimientos pertinentes de la Universidad, y en el cumplimiento de las leyes federales y estatales aplicables.
   3. Solicitar a los administradores o custodies de la TI cualquier aclaración sobre el uso y acceso y asuntos de uso aceptables que no necesariamente esten explicitas en esta Política. y otros reglamentos, guías y procedimientos derivados de esta.
   4. Reportar las posibles violaciones de esta Política a las entidades concernientes que regulan el uso de las TI.
   5. Seguir los procedimientos o las mejores prácticas establecidas en la industria para ayudar a mantener la seguridad de la TI.
   6. Cooperar y colaborar con el personal o autoridad designada cuando se este investigando o auditando violaciones a la Política.

La Universidad tendrá las siguientes derechos y responsabilidades:

1. Derechos
   1. La Universidad se reserva el derecho, utilizando los canales y procedimientos oficiales y legales, de evaluar la información almacenada en dispositivos electrónicos o siendo transmitida a través de la red, como consecuencia de una investigación salvaguardando la privacidad y confidencialidad de los usuarios. Dicha evaluación incluye, pero no se limita a desviaciones en ejecutoria, desempeño, y problemas en los sistemas (con causas razonables) para determinar si un individuo esta en violación de alguna política, o para asegurarse que la institución no es sujeta a reclamos de conductas inapropiadas.
2. Responsabilidades
   1. La Universidad es dueña de toda la infraestructura tecnológica que compone la TI. De la misma forma, la Universidad es duena de todos los datos que residen en dicha infraestructura tecnológica y es responsable de tomar las medidas necesarias para proteger la disponibilidad, integridad, seguridad y la confidencialidad de la TI.
   2. Cuando la Universidad tome conocimiento de alguna violación, ya sea mediante actividades de administración rutinarias, auditorias, o a través de una querella o incidente, tiene la responsabilidad de investigar y tomar cualquier acción que sea necesaria para proteger su TI o para proveer información que sea pertinente para alguna auditoria o investigación en curso. Dichos requerimientos de información deben ser solicitados por los canales oficiales y legales.

1. El principal oficial de informática (CIO, por sus siglas en inglés), que funge como director de la Oficina de Sistemas de Información de la Administración Central, difundirá esta Política a todos los usuarios. Procurara el desarrollo de guías, normas o procedimientos generales sistémicos, que sean consistentes con esta Política en cuanto al uso de la TI. Además, promoverá la implantación y ejecución de una campana educativa continua a escala sistémica para guiar a los usuarios en cuanto al uso adecuado de la TI.
2. Las Oficinas de Sistemas de Información (en adelante OSI) en los recintos, unidades institucionales y dependencias.
   1. La Universidad apoya el uso de los recursos de la TI mediante las OSI de los recintos, las unidades institucionales y mediante dependencias locales de apoyo tecnológico. La TI de la Universidad y las responsabilidades del personal de los recintos, las unidades institucionales de tecnología que Ie ofrecen apoyo, deberán cumplir con esta Política, el plan estratégico institucional y las necesidades especificas de la oficina, los recintos, unidades institucionales y dependencias, la facultad o la instalación a quienes presta servicios.
   2. Los recintos, unidades institucionales y dependencias de apoyo tecnológico podrán implantar normas y procedimientos locales relacionales a esta Politica y a las guías y procedimientos sistémicos emitidos para la implantación, la administración y el uso de la TI de la Universidad.
   3. Los recintos, unidades institucionales y dependencias de apoyo tecnológico tomaran los pasos necesarios para promover y mantener un ambiente de aprendizaje y mejoramiento continuo en los procesos de su equipo de trabajo, Los recintos, las unidades institucionales y dependencias de tecnología orientaran a los usuarios universitarios sobre el uso adecuado, eficaz y seguro de la TI.

1. Todas las adquisiciones de TI, así como cualquier propuesta de implantación de sistemas de información o de TI, deberá ser coordinada con las respectivas OSI en los recintos, unidades institucionales y dependencias, o con personal técnico capacitado asignado en los departamentos.
2. Las respectivas OSI en los recintos, unidades institucionales y dependencias velarán por la compatibilidad y estandarización con la infraestructura de la TI existente y el cumplimiento de estándares y procedimientos institucionales.
3. Las OSI deberán emitir oportunamente sus recomendaciones sobre cambios, actualizaciones e implantación de tecnologías existentes o propuestas para evitar dilaciones innecesarias en la adquisición de TI.
4. Las OSI participaran en las etapas de planificación, desarrollo, adquisición e implantación de los proyectos tecnológicos cuando dicha tecnología deba integrar a tecnologías existentes, aun aquellas que no vayan a ser administradas por el personal técnico de la Universidad.
5. Las adquisiciones de TI se harán de acuerdo con la necesidad considerando el presupuesto del proyecto o requerimientos de los usuarios velando que se cumplan con los requisitos mínimos de compatibilidad con la infraestructura existente de la TI.

1. Todo usuario de la TI de la Universidad es responsable de cumplir con esta Política. El desconocimiento de la existencia de esta Política o de alguna de sus partes no exime de su cumplimiento.
2. El presidente de la Universidad o a quien delegue, tomara las medidas necesarias para revisar y establecer controles para el cumplimiento de esta Política en la Universidad, C. Las infracciones a esta Política se manejarán conforme las normativas y procedimientos vigentes de la Universidad.

1. Las disposiciones de esta Política son separables entre si y la nulidad de cualquier Artículo o sección no afectara la valides de los demás Artículos o secciones.
2. Corresponderá al presidente de la Universidad interpretar las disposiciones de esta Política y decidir cualquier controversia en relación con sus disposiciones o con situaciones no previstas en el mismo.

1. Esta Política podrá ser enmendada o derogada únicamente por la Junta de Gobierno motu proprio, o a petición del presidente de la Universidad.
2. Se deroga la Certificación 35 (2007-2008) de la Junta de Gobierno, Reglamento #7471 y cualquier otra certificación, política, norma, procedimiento, reglamento o estándar contradictorio, quedara supeditado a esta Política.

Esta Política entrara en vigor treinta (30) días después de su radicación en el Departamento de Estado, conforme establecido en la Ley Núm. 38 – 2017, según enmendado, mejor conocida como la Ley de Procedimientos Administrativos Uniforme del Gobierno de Puerto Rico.

Aprobado por la Junta de Gobierno de la Universidad de Puerto Rico, en su reunión ordinaria celebrada el 22 de diciembre de 2022, según surge de la Certificación 85 (2022-2023), la cual se acompaña.