El análisis estructurado de las fuerzas, tendencias, eventos y controversias en el ambiente externo de una organización, constituye el principal instrumento para propiciar y potenciar el desarrollo institucional a la altura de las nuevas realidades, de las modificaciones y alteraciones en el sector de trabajo, y de los apremiantes desafíos que confronta en su entorno. Mediante este análisis se crea una gran capacidad institucional de entendimiento consensuado y de acción concertada para capitalizar en las oportunidades y reducir el impacto negativo de las amenazas del ambiente externo. En términos generales, este análisis permite clarificar las condiciones, situaciones y riesgos dentro de los cuales la organización funciona (Bryson, 2011). En consecuencia, se pueden enfrentar los cambios continuos que ocurren en su contexto con mejor y mayor conocimiento de su complejidad, con menor grado de incertidumbre y, por lo tanto, con menos sorpresas.
A fin de analizar el ambiente externo, CEPE constituyó cuatro grupos de trabajo para estudiar el impacto de los factores político-legales, económicos, sociodemográficos y tecnológicos a nivel de todo el Sistema UPR. Para este proceso de análisis, se puso a disposición de los miembros de CEPE un acopio de información correspondiente a cada factor y se definieron los conceptos relacionados al análisis del ambiente externo. Para facilitar el acceso a la información se desarrolló un espacio virtual en la nube mediante la aplicación de Google Drive, a través del cual los miembros de CEPE tuvieron acceso a los documentos de referencia, lecturas y enlaces pertinentes a los trabajos de cada grupo, así como a los documentos que eran producidos por el Comité durante las diferentes etapas de trabajo de los grupos.
Los trabajos de los grupos mencionados se iniciaron el 11 de marzo de 2015. Cada grupo presentó su informe final en junio de 2015. Como parte del proceso de análisis del ambiente externo de la UPR se llevó a cabo una evaluación del perfil de la educación superior en Puerto Rico y se desarrolló una actividad de reflexión con un panel de expertos en los factores de interés sobre las oportunidades y amenazas para la UPR, en el contexto de la realidad de Puerto Rico en el 2015.
En el panel antes mencionado, el análisis de los factores político-legales y su impacto en el Sistema UPR fue presentado por el Dr. Efrén Rivera Ramos, profesor de la Escuela de Derecho de la UPR. El análisis del factor económico fue discutido por el Dr. Juan Lara, catedrático de economía del Recinto de Río Piedras. El Dr. Mario Marazzi Santiago, Director Ejecutivo del Instituto de Estadísticas de Puerto Rico, presentó un análisis sobre las tendencias sociodemográficas que tienen implicaciones importantes para el Sistema UPR. Finalmente, el factor tecnológico estuvo a cargo de la Sa. Keren Henríquez, Directora de Educación de Microsoft en Puerto Rico.
Como producto del análisis de los documentos de referencia, la información presentada por los panelistas y la reflexión crítica realizada en cada grupo, los sub-comités de CEPE identificaron las principales oportunidades y retos del ambiente externo que el Sistema UPR debería tomar en cuenta al pensar estratégicamente sobre su desarrollo futuro, enmarcado en el periodo de 2016-2021.