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Desde los comienzos de la pandemia, muchas plataformas de comunicación y colaboración en línea flexibilizaron sus ofrecimientos con el propósito de acelerar la adopción y hacer la transición a ambientes virtuales mucho más efectiva.

En marzo de 2020, Google anunció que las capacidades de su producto premium del entonces GSuite, producto con costos para sus clientes, estaría disponible de forma gratuita y de forma indefinida. Esta flexibilización comenzó a cambiar a finales de 2021.

En el 2022, Google comunicó sobre cambios adicionales para Google Workspace for Education. A tales efectos, la Oficina de Sistemas de Información de la Administración Central comenzó conversaciones con representantes de Google para clarificar los detalles de estos cambios y entender el impacto a nuestra institución. A continuación, le compartimos información relevante que se tiene hasta el momento como resultado de estas conversaciones.

¿Cuál es el cambio que ha estado ocurriendo?

Google implementó un cambio sustancial en su oferta de almacenamiento ilimitado para la comunidad académica a partir de julio de 2022. La Universidad de Puerto Rico gestionó una extensión hasta junio 2024. El nuevo modelo de almacenamiento proveerá a la comunidad universitaria mucho menos almacenamiento del que consume en la actualidad.

Para garantizar que podamos mantenernos dentro de la nueva cuota, será necesario realizar cambios significativos en nuestro servicio, como configurar cuotas individuales para los usuarios en el sistema de Google Workspace Institucional y eliminar cuentas inactivas (que no han sido accedidas por los últimos cuatro años o más).  El espacio consumido se calcula en base de lo que se haya utilizado en los correos electrónicos antes del cambio a Microsoft 365, más lo que se tenga consumido en Google Drive y Google Photo.

Para revisar su consumo actual de los servicios institucionales de Google Workspace, utilice el siguiente enlace:  https://drive.google.com/drive/quota. Tenga en cuenta que debe iniciar la sesión en su cuenta de Google de la UPR para verificar esta información.

Ejemplo de resultado:
Google Workspace Example

¿Cómo me afectará este cambio anunciado por Google?

La UPR actualmente consume mucho más espacio de la cantidad a la cual tenemos derecho, según determinado por Google. Eso implica que una vez se active la limitación de espacio, todos los servicios que utilizan de una forma u otra el almacenamiento en Google Workspace no funcionarán adecuadamente, y emitirán mensajes indicando errores de espacio. Al igual que la UPR, este cambio ha afectado muchas otras universidades.

La Oficina de Sistemas de Información de la Administración Central, en conjunto con las Oficinas de Sistemas de las Unidades han estado evaluando estrategias de economía y liberación de espacio. Ya se ha implementado acciones que han tenido grandes avances, pero aún queda mucho por hacer.

La estrategia más reciente que se esta emplementando durante los primeros meses de 2024 se concentra en la identificación de las cuentas inactivas (cuentas que no han accedido la plataforma por cuatro o más años) y eliminar el espacio consumido por dichas cuentas. Los usuarios que hayan accedido a la plataforma desde el 2020 hasta el presente, no se verán afectados con esta acción.

¿Cómo conservo todo lo que tengo en Google Workspace?

Para información detallada y de primera mano por parte de Google, sugerimos utilizar las instrucciones que aparecen en la siguiente dirección:  Cómo descargar datos de Google – Ayuda de Cuenta de Google

Reconocemos el impacto que esto tendrá en nuestra comunidad universitaria, en especial aquellos servicios que se han diseñado en donde se utiliza el almacenamiento del Google Workspace.

Solicitamos que, aquellos que en la actualidad, utilizan activamente espacios en Google Workspace, evalúen su utilización y comiencen a considerar otras alternativas. El personal de las distintas Oficinas de Sistemas de Información de las unidades y recintos están al corriente de estos cambios y pueden ayudarlos a buscar las mejores opciones.

Reiteramos que el acceso a todas las aplicaciones que utilizamos actualmente seguirá estando disponible. Sin embargo, estos servicios se verán afectados por el límite de espacio que se está imponiendo por determinación de Google.

La universidad está considerando odas las alternativas posibles poniendo como prioridad que la comunidad universitaria se afecte los menos posible.

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