Servicios Compartidos

Misión

Optimizar la eficiencia operativa y la calidad del servicio en la Universidad de Puerto Rico, mediante la implementación de un modelo de servicios compartidos que integre y estandarice los procesos financieros y de sistemas de información. Mejorar la transparencia, la precisión y la velocidad en la gestión financiera, así como fortalecer la infraestructura tecnológica para apoyar las operaciones académicas y administrativas, maximizando así el valor y la sostenibilidad de nuestros recursos institucionales.

Visión

Transformar a la Universidad de Puerto Rico en un centro de excelencia, reconocido por nuestra eficiencia, transparencia y capacidad para proporcionar servicios financieros y de sistemas de información de primera clase. Establecer un modelo innovador y colaborativo que impulse la toma de decisiones informadas, promueva la innovación tecnológica y mejore continuamente la experiencia, tanto para nuestra comunidad universitaria, como para nuestros estudiantes.

Preguntas Frecuentes

Comunidad General

Los servicios compartidos son un modelo organizacional utilizado por más de 30 años en múltiples industrias. Incluso ha sido adoptado por universidades en Estados Unidos. Consiste en proveer ciertos servicios administrativos de forma común para varias unidades, en lugar de que cada unidad los gestione por separado.

El propósito es aumentar la eficiencia, estandarizar el servicio, reducir costos, facilitar la colaboración y mejorar la calidad del servicio brindada a los usuarios.

La consideración de este modelo en la Universidad inició en 2016, tras un informe encomendado por la Junta de Gobierno a la Association of Governing Boards of Universities and Colleges sobre la sostenibilidad del sistema universitario. Entre sus hallazgos, el informe identificó la consolidación de servicios administrativos como una alternativa para fortalecer la eficiencia institucional.

La iniciativa se formalizó por primera vez en el Plan Fiscal certificado en el 2018 por la Junta de Supervisión y Administración Financiera para Puerto Rico. En línea con ese plan, la Junta de Gobierno autorizó posteriormente una fase piloto de implementación, en la que el modelo se adoptó inicialmente en tres unidades institucionales: Aguadilla, Arecibo y Utuado.

La adopción de este modelo responde a tres retos estructurales que la Universidad ha enfrentado en los últimos años: una disminución sostenida en la matrícula estudiantil; una reducción significativa en su plantilla laboral; y limitaciones presupuestarias.

Ante este panorama, los servicios compartidos representan una oportunidad para optimizar los procedimientos de las oficinas de apoyo administrativo mediante la adopción de tecnologías y la estandarización de procesos, facilitando tanto la labor del personal como el servicio a la comunidad universitaria.

El proyecto aspira a generar beneficios en cuatro áreas:

  1. Procesos administrativos más simples y uniformes entre las unidades
  2. Adopción de nuevas tecnologías para automatizar tareas
  3. Mayor visibilidad y transparencia sobre la gestión administrativa
  4. Mejor calidad del servicio para quienes lo reciben

Sí. Diversas universidades y sistemas universitarios en Estados Unidos y Canadá han adoptado modelos de servicios compartidos como parte de sus estrategias de eficiencia administrativa, entre ellas:

  • Pennsylvania State University
  • University of Michigan
  • University of Saskatchewan, Canadá
  • University of California

Puede ver más ejemplos e informes de referencia más abajo en esta página.

La experiencia de otras instituciones demuestra que estos modelos tardan años en madurar, y que no existe una solución única que funcione para todas las organizaciones. Por eso la Universidad trabaja en cuatro frentes:

  1. Aplicamos las lecciones aprendidas durante la fase piloto del modelo, además de la investigación sobre experiencias de otras universidades.
  2. Establecimos objetivos claros y métricas específicas para evaluar el progreso en cada fase.
  3. Fortalecemos la comunicación sobre el avance del proyecto, con el propósito de mantener la transparencia en su gestión.
  4. Promovemos la participación de los sectores de la comunidad universitaria vinculados a estos cambios.

Actualmente ocho unidades participan del proyecto de servicios compartidos:

    1. UPR en Aguadilla
    2. UPR en Arecibo
    3. UPR en Bayamón
    4. UPR en Carolina
    5. UPR en Cayey
    6. UPR en Humacao
    7. UPR en Ponce
    8. UPR en Utuado

No. El proyecto de servicios compartidos se limita a estandarizar la coordinación de los procesos administrativos y transaccionales en las oficinas bajo su alcance, mientras cada unidad continúa concentrando sus esfuerzos en la gestión académica y de investigación.

Empleados No Docentes

No. El proyecto no contempla despidos ni cesantías del personal no docente. Los beneficios adquiridos y clasificación permanecerán inalterados.

La disminución de puestos de confianza en las oficinas bajo el alcance del proyecto es una de las metas establecidas por la Junta de Gobierno (Certificación Núm. 136 2023-2024).

La Universidad contempla acompañar al personal durante el proceso de transición mediante planes de capacitación, adiestramiento y desarrollo profesional, dirigidos a fortalecer las destrezas necesarias en el nuevo modelo de trabajo.

Empleados Docentes

El apoyo directo al docente, principalmente en sistemas de información, se mantendrá como de costumbre, con las mejoras que se anticipan del modelo. Además, la colaboración entre las unidades participantes amplía el acceso a recursos especializados disponibles en todo el sistema.

Estudiantes

No. Los servicios que los estudiantes reciben se mantendrán prestándose con normalidad. El propósito del proyecto es mejorar la consistencia y calidad de estos servicios.

No. El personal dedicado a la prestación de servicios directos permanecerá en sus respectivas unidades.

Queremos escucharte

El insumo de la comunidad universitaria es clave para fortalecer y viabilizar la implantación del modelo.

Les invitamos a compartir sus comentarios y recomendaciones:

Mapa de Unidades con Servicios Compartidos

Mapa de Puerto Rico marcando las unidades que participan de servicios compartidos. UPR Aguadilla junto con UPR Arecibo y UPR Utuado. UPR Carolina junto con UPR Bayamón; y UPR Ponce con UPR Cayey y UPR Humacao.

Cronología del proyecto de Servicios Compartidos

2018

Comienza la discusión del modelo de servicios compartidos en la UPR, abordada como iniciativa propuesta en el informe de la Association of Governing Boards of Universities and Colleges

2018

Plan Fiscal - La JSAF certifica el primer Plan Fiscal, que adopta el modelo de conglomerados como estrategia de transformación.

2021

  • Nov - Informe BluHaus recomienda el Plan Piloto
  • Dic - Cert. 66 de la Junta de Gobierno autoriza el Plan Piloto

2023

  • Mar - Inicia el piloto: Arecibo, Aguadilla y Utuado.
  • Dic - La JSAF libera $10M por el avance.

2024

  • Ene - Cert. 99 de JG - Expansión a 5 unidades.
  • Feb - Cert. 100 de JG - Traslados administrativos del conglomerado del piloto.
  • Abr - Arranca la expansión; consolidación de oficinas.
  • May - Cert. 136 de JG fija metas e hitos.

2026

  • Ene - Cert. 59: Modelo de Finanzas.

2026

  • Jun - Informe final del piloto presentado a JG; transición hacia una fase de institucionalización.

Certificaciones y Reglamentación

Certificación Propósito
Núm. 66 (2021-2022) Autoriza la implementación del Plan Piloto en Arecibo, Aguadilla y Utuado.
Núm. 99 (2023-2024) Extiende el piloto a Bayamón, Carolina, Cayey, Humacao y Ponce.
Núm. 100 (2023-2024) Autoriza los traslados administrativos de personal en las tres unidades piloto.
Núm. 108 (2023-2024) Ordena el diseño e implementación de iniciativas de transformación, incluyendo ampliar el alcance de los SC.
Núm. 136 (2023-2024) Aprueba la expansión a cinco unidades adicionales y establece cuatro metas de KPIs.
Núm. 59 (2024-2025) Aprueba el Modelo Operacional de las Oficinas de Finanzas para todo el sistema.
Núm. 149 (2024-2025) Autoriza $1,100,000 en fondos de transformación para los incentivos del proyecto.
Núm. 154 (2024-2025) Recomendaciones y seguimiento a la Administración.
Núm. 61 (2025-2026) Autoriza transferencia extraordinaria de $200,719 para diferenciales del personal.

Universidades que han integrado modelos de servicios compartidos

Informes:

UAB-University of Alabama at Birmingham
Stony Brook University report
University of Illinois Chicago's Report
UMBC Report

Enlaces a universidades sobre servicios compartidos:

Cornell University
Campus Works
Iowa State University
University of Missouri System
The University of Texas System
San Diego State University
Boise State University
Pennsylvania State University System