Ejercicio de exploración de la perspectiva de miembros de la Comunidad Universitaria

La evaluación del ambiente interno fue basada principalmente en los resultados de los indicadores de avalúo Diez para la Década, según descritos, y complementada por los hallazgos de una exploración realizada a sectores de la comunidad de la UPR mediante el Cuestionario de Evaluación del Ambiente Interno. El cuestionario fue desarrollado por Farnum Alston y The Crescent Company (En: Bryson, J.M. & Alston, F.K. (2011). Creating your Strategic Plan. San Francisco, CA: Jossey-Bass), modificado y traducido al español por la Vicepresidencia en Asuntos Académicos en colaboración con el consultor en planificación estratégica (traducción no oficial). El mismo se compone de 48 preguntas cerradas con escala Likert de 10 puntos y 3 preguntas abiertas. Su propósito fue explorar la opinión de miembros de la comunidad de la Universidad de Puerto Rico incluyendo personal docente, no docente y estudiantes sobre los siguientes aspectos: Misión de la UPR; recursos humanos, financieros, físicos y tecnológicos; ambiente de trabajo institucional; evaluación de desempeño; presupuesto y distribución de recursos económicos; tecnología de la información; procesos de comunicación interna y externa; procesos de toma de decisiones y desarrollo de prioridades; liderato, gerencia, organización y cultura institucional, entre otros elementos claves. Se enviaron 76 cuestionarios en julio de 2015, de los cuales se recibieron 25 cuestionarios debidamente cumplimentados, obteniendo una tasa de respuesta de 33%. Dado que la encuesta no tiene valor representativo, se tomó como indicio de asuntos que debían discutirse más ampliamente por el comité.

 

Las contestaciones al cuestionario reflejaron lo siguiente:

  • El 50% o más de los participantes estuvieron de acuerdo con las siguientes aseveraciones:

 

    • La misión, visión y valores reflejan las aspiraciones de la institución y las realidades del ambiente externo; se trabaja para alcanzar la misión, visión y valores.
    • La opinión es favorable con relación a la administración de recursos humanos en aspectos relacionados con: satisfacción con el trabajo; compensación; respeto al personal y valoración de su trabajo; delegación de tareas afines con la capacidad que el empleado estima poseer; y las medidas de desempeño vinculan al trabajo con la misión y metas.
    • Las personas están dispuestas a trabajar de forma colaborativa, con apertura y respeto.
    • La gerencia alta e intermedia invierte un tiempo adecuado en el ejercicio de sus funciones; los gerentes trabajan efectivamente como un equipo y el apoyo administrativo y secretarial es adecuado.
    • Las prioridades de trabajo; las instrucciones que se imparten cuando se asigna trabajo, y la descripción de las responsabilidades, son claras y entendibles. Los responsables se adhieren a las prioridades de trabajo; y los propósitos y funciones de los grupos de trabajo se comunican de forma efectiva.
    • No se monitorean los cambios de forma sistemática.
    • Los participantes no percibían el proceso de presupuesto como claramente definido y divulgado; tampoco percibían los recursos económicos como claramente vinculados a la misión y a las prioridades; y consideraban el uso de la tecnología de la información como inefectivo para el manejo de los recursos y el cumplimiento de la misión.

Por otro lado, no se evidenció consenso en relación a:

  • grado en el cual el personal está identificado con la misión, visión, valores y prioridades institucionales
  • grado en que el sistema entiende sus grupos de interés, actuales y potenciales
  • claridad en proceso de toma de decisiones
  • la toma de decisiones como proceso consecuente
  • la comunicación de información de forma clara, consistente y oportuna, y visualizada como un recurso que se comparte de forma adecuada
  • la comunicación interna y externa se trabaja con cuidado y provee mensajes claros y consistentes
  • se proveen foros para el diálogo
  • prioridades del sistema están claramente definidas
  • se reconocen las acciones que apoyan estrategias y metas institucionales
  • se estimula la adopción de ideas nuevas para mejorar la eficiencia y efectividad
  • se estimula la toma de riesgos que apoyan la misión, el trabajo interdepartamental y entre líneas funcionales
  • se planifica y cumple con lo planificado
  • se rinden cuentas sobre el uso de recursos y el cumplimiento de la tarea
  • las personas están bien informadas sobre políticas, reglamentos y estándares y entienden que su trabajo puede afectar el trabajo de otros

 

Además señalaron que:

  • la UPR conoce de sus grupos de interés y se reconoce como una organización orientada a estos. Se utiliza la tecnología de manera efectiva y proactiva en la operación institucional y en la gerencia. Sin embargo, se percibe que la toma de decisiones y el control se retienen en niveles altos.

 

Se recomendaron cambios relacionadas con los siguientes aspectos:

  • agilizar procesos y disminuir burocracia
  • establecer mecanismos que aseguren la rendición de cuentas y la toma de decisiones fundamentadas en evidencia
  • desligar la universidad de la influencia político-partidista
  • cambios estructurales tales como: eliminación de programas académicos con poca demanda y fortalecimiento de aquellos con alta demanda, consolidación de departamentos, oficinas y unidades del sistema
  • creación de vínculos multi-campus para aumentar la eficiencia
  • cambios en la gobernanza
  • forma de seleccionar al presidente y a los rectores
  • funciones de la Junta de Gobierno y de la Junta Universitaria
  • composición de la Junta de Gobierno

Resumen Hallazgos Cuestionario Evaluación Ambiente Interno