La Oficina de Cuentas por Pagar se subdivide en dos áreas:
Preintervención
La preintervención de los documentos fiscales o de pagos es un mecanismo de control que comprende una serie de labores encaminadas a verificar la legalidad, propiedad y exactitud de dichos documentos antes de incurrir en compromisos o aprobar desembolsos.
Las funciones de preintervención incluyen:
• verificar que los desembolsos se efectúen conforme a las leyes y reglamentos vigentes
• que se provean los formularios y justificantes correspondientes en original y copia (desembolsos bajo proyectos o propuestas deberán incluir original y dos copias)
• que los cómputos en los documentos estén correctos
• que posean las firmas de aprobación de los Funcionarios Autorizados bajo el Registro Oficial de Firmas.
• que los fondos estén disponibles en los códigos de gastos correctamente asignados
• verificar en el sistema financiero (UFIS) que los desembolsos solicitados no hayan sido previamente pagados para evitar la duplicidad de los mismos.
• Registrar las facturas en el sistema financiero para el procedimiento de pago.
Tipos de Desembolsos
• Ordenes de Compras
• Comprobantes de Pagos por Anticipados
• Comprobantes de Desembolso
• Anticipo de Viajes
• Liquidación de Dietas en Puerto Rico
• Liquidación de Viajes al Exterior
• Reembolso a Empleados y Estudiantes
• Fondos de Caja Menuda
• Fondos de Cambio
• Estipendios
• Nóminas de Estudiantes a Jornal
• Transferencias Electrónicas
• Contratos por Servicios Profesionales
• Retenciones por Servicios Profesionales
Pagaduría
El área de Pagaduría es responsable de procesar en el sistema financiero los archivos de las facturas registradas en el sistema financiero para los diferentes métodos de pagos establecidos. La misma tiene asignada un(a) Oficial Pagador y un Pagador Sustituto que cubre las funciones de este (a) en un periodo de ausencia prolongada como el disfrute de licencia ordinaria.
Las funciones de pagaduría incluyen:
• Correr los diferentes archivos para generar los informes preliminares de pagos.
• Cotejar la información que proveen los informes con las diferentes solicitudes de desembolsos:
• que las cantidades sean correctas
• que el nombre y dirección de los suplidores, estudiantes y empleados sea el indicado
• que la retención por concepto de servicios profesionales y/o retenciones especiales sea correctas
• que la asignación de cuentas de banco para desembolsos sean correctos según el concepto
• que la secuencia numérica de cheques sea correcta para evitar duplicidad
• referir el archivo al área de OSI para el procedimiento correspondiente e instrucción de impresión
• una vez impreso los cheques se procede a cotejar uno a uno con los documentos de desembolsos para reconfirmar que estén correctos.
• Una vez validada la información se procede a confirma la corrida en sistema y a reproducir el informe de registro de pagos para la firmas correspondientes de los funcionarios a quienes se les entregan los pagos.
• Se procede a registrar en las diferentes solicitudes de desembolsos la firma del Pagador Oficial, el número de cheque, cantidad y la fecha de pago.
• Procede a llamar a los funcionarios que tienen la responsabilidad de recoger los cheques y/o a enviarlos por correo regular.
• Refiere toda la documentación final original para el archivo correspondiente por fecha de pago y/o por concepto.
• Diferentes tipos de Pago
• Cheque
• Transferencias Electrónicas (pagos registrados directamente contra nuestras cuentas de Banco)
• Wire Transfer (proceso de contabilidad de los pagos realizados a través de sistemas externos)
• Diferentes conceptos de Pago
• Pagos a Suplidores
• Pagos por servicios profesionales o Especiales
• Pagos de Nominas de Estudiantes a Jornal
• Pagos de Nominas de Estudio y Trabajo
• Pagos de becas federales, estatales y particulares
• Pagos de Estipendios
• Pagos de ayudas económicas para los empleados por concepto de estudios
• Pagos Anticipados o Directos
• Pagos de Nominas de Empleados.
• Pagos a través de Sistemas externos (Colecturía Virtual y Banco Popular)