La Universidad de Puerto Rico (UPR) mantiene contratos con Microsoft desde 1999 con distintos modelos de licenciamiento.  El modelo de contrato vigente está constituido desde el año 2013. Originalmente se realizaba en cada unidad, pero desde esa fecha se centralizó para reducir costos y trabajar de forma integrada.  Sin embargo, se desarrolla en consulta y colaboración con todas las unidades del sistema universitario.

El acuerdo con Microsoft incluye un sinnúmero de servicios esenciales para la operación y funcionamiento de la institución. Entre estos se encuentran servidores para la base de datos, servidores para proyectos, licenciamiento y herramientas de seguridad más robustas, plataformas de servicios para proyectos en la nube, entre otros, que garantizan una operación segura y en cumplimiento con reglamentación y requisitos locales y federales establecidos para las instituciones de educación superior. Por estos servicios, la institución paga aproximadamente un millón de dólares al año, ya que el contrato, que tiene una cuantía de $3,309,279.81, se renueva cada tres años. En la última renovación, disponible en la página de la Oficina del Contralor, se generó un ahorro a la institución de $381,396.12. 

Como beneficios adicionales, Microsoft 365 Education ofrece la suite de Office con sus herramientas de colaboración y productividad centralizadas en Microsoft Teams para procesos administrativos y de enseñanza. Además, incluye componentes de accesibilidad, Windows 10 Education y Enterprise, además, soluciones para proteger su información, reducir vulnerabilidades y riesgos de seguridad cibernética.

Los estudiantes, administradores y profesores de la Universidad de Puerto Rico cuentan con el beneficio de poder utilizar los componentes de Microsoft 365 Education sin costo. Esto incluye las herramientas que más utiliza la comunidad universitaria de la institución: Outlook, OneDrive, Forms, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Microsoft Teams, además de herramientas enfocadas en procesos de enseñanza y aprendizaje.

Podrá utilizar su cuenta de correo electrónico institucional para hacer uso de todas las herramientas y podrá tener el beneficio de instalar Office (Word, Excel, PowerPoint, entre otras) en 5 PC’s, Mac’s y iOS/Android, sin costo.

A medida que realiza el cambio de G Suite a Microsoft 365, reconocemos que es importante conozca los conceptos básicos para que la transición sea lo más fluida posible. Tanto si quiere trabajar en la web o usar las aplicaciones de escritorio, recomendamos acceda al siguiente enlace para empezar a conocer las herramientas.

Informe Migración: Outlook 

Correo electrónico: Outlook 

 La seguridad fue uno de los aspectos determinantes para cambiar a la plataforma de correo electrónico Outlook, ya que integra de una forma completa con las políticas que se están implantando para proteger la información que se comparte a través del correo electrónico. Las cuentas de nuestos usuarios son una de las áreas más vulnerables dentro de la infraestructura de informática de la UPR y por tanto, la institución tiene el deber, el compromiso y el mejor interés de asegurar a la comunidad universitaria que se están haciendo todos los esfuerzos en esa dirección.

Previo a la migración a la plataforma Outlook, la Universidad recibía ataques cibernéticos con frecuencia provenientes desde distintas partes del mundo, los cuales se han estado reduciendo de forma significativa. 

Esta gráfica muestra el resultado a solo 2 días de implantar la política de restricción por países a nuestras cuentas migradas; los ataques disminuyeron significativamente.  Esperamos obtener resultados óptimos una vez se integren todos los elementos de seguridad que incluye el  contrato de Microsoft y que están programados para integrarse al sistema gradualmente. Ahora, al tener un sistema integrado y contar con las políticas de seguridad de Microsoft, las brechas de seguridad se han reducido drásticamente, por lo que la información de los estudiantes y empleados está más protegida.

Contratar las herramientas de seguridad a través de otra plataforma para los más de cincuenta mil usuarios que tiene la UPR, representaría un gasto exorbitante y fuera de la realidad económica de la institución, que podría ascender a más de $4 millones en un solo elemento de seguridad. El costo sería mucho mayor a la cuantía del contrato vigente con Microsoft. Estos elementos de seguridad ya estaban incluidos como parte del acuerdo con Microsoft. Además, la plataforma anterior no ofrecía los servicios esenciales por los que la Universidad contrata a Microsoft desde hace más de una década.

Almacenamiento

Cargue y guarde archivos y carpetas en OneDrive

Usar OneDrive en el explorador

  1. Inicie sesión en office.com.
  2. Haga clic con el botón derecho en un archivo y seleccione un comando.

Cargar archivos y carpetas en OneDrive

Puede almacenar más de 300 tipos de archivos en OneDrive. Con Microsoft Edge o Google Chrome:

  1. Seleccione cargar > archivos  o  cargar > carpeta.
  2. Seleccione los archivos o la carpeta que quiere cargar.
  3. Seleccione Abrir Seleccionar carpeta.

Con otros exploradores:

  • Seleccione Cargar, seleccione los archivos que quiere cargar y, después, pulse Abrir.
  • Si no ve Cargar Carpeta en el explorador, cree una carpeta y, después, cargue los archivos a esa carpeta.

Para más información sobre el uso de haga clic en el siguiente enlace.

Crear un formulario con Microsoft Forms

Con Microsoft Forms, podrá crear cuestionarios y encuestas, además de ver los resultados enseguida fácilmente.

Para crear un formulario o encuesta siga los siguientes pasos:

  1. En el explorador Web, vaya a Forms.Office.com.
  1. Inicie sesión con sus correo electrónico institucional
  2. En Mis formularios, haga clic en Nuevo formulario para comenzar a crear un formulario.
  3. Escriba un nombre para el formulario. De manera opcional, también puede escribir un subtítulo opcional.
  4. Haga clic en Agregar pregunta para agregar una nueva pregunta al formulario. Elija entre las preguntas de eleccióntextoclasificaciónfecha. También puede hacer clic en más tipos de preguntas  para seleccionar opciones adicionales. Seleccione sección para organizar las secciones para sus preguntas.
  5. Una vez complete sus preguntas, haga clic en Vista previa en la parte superior de la ventana de diseño para ver el aspecto de su formulario en un equipo. Si desea probar el formulario, escriba las respuestas de las preguntas en modo de vista previa y, a continuación, haga clic en Enviar.

Para más información sobre el uso de haga clic en el siguiente enlace.

Microsoft Teams

Microsoft Teams es la principal herramienta de colaboración de Office365. Es una solución que entiende los desafíos y las necesidades del trabajo en equipo y ofrece herramientas que optimizan la comunicación y la colaboración entre los empleados, administrativos de una institución educativa.

Es una solución que responde de igual forma a distintas necesidades de los docentes y proporciona herramientas que optimizan la enseñanza y la comunicación con los alumnos. El docente puede crear equipos de trabajo y aulas colaborativas con sus alumnos, compartir archivos, ofrecer clases online, ahorrando tiempo valioso que puede invertir en la enseñanza y la preparación de las clases.

Teams agrupa estas funcionalidades y ofrece un espacio de colaboración que permite una comunicación ágil, fluida, constante y segura, al mismo tiempo que integra herramientas y aplicaciones para la gestión de proyectos, exámenes, encuestas, entre otras.

Cómo descargar Microsoft Teams

Para comenzar, debes autenticarte ingresando con tu correo institucional. En el panel de inicio, al desplegar todas las aplicaciones, encontrarás Microsoft Teams y podrás seleccionar alguna de estas opciones.

Al hacer clic en Microsoft Teams se te abrirá automáticamente una nueva pestaña y tendrás la opción de descargar la aplicación o utilizarla vía web.

Recomendamos descargar la aplicación a tu escritorio para una experiencia completa.

También podrás descargar la aplicación móvil de Microsoft Teams en Android/IOs. Y podrás mantener sincronizado tus grupos y mensajes tanto en la versión de escritorio como en la app móvil.

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