{"id":36804,"date":"2022-06-23T08:41:30","date_gmt":"2022-06-23T12:41:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.upr.edu\/?p=36804"},"modified":"2022-06-23T09:27:31","modified_gmt":"2022-06-23T13:27:31","slug":"innovador-modelo-de-transformacion-institucional-de-la-upr-identifica-soluciones-y-genera-espacios-de-co-creacion-sistemica","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.upr.edu\/ac\/innovador-modelo-de-transformacion-institucional-de-la-upr-identifica-soluciones-y-genera-espacios-de-co-creacion-sistemica\/","title":{"rendered":"Innovador modelo de transformaci\u00f3n institucional de la UPR identifica soluciones y genera espacios de co-creaci\u00f3n sist\u00e9mica"},"content":{"rendered":"

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23 de junio de 2022<\/p>\n

La Vicepresidencia en Asuntos Acad\u00e9micos e Investigaci\u00f3n (VPAAI) de la Universidad de Puerto Rico (UPR), ha gestado una agenda de transformaci\u00f3n institucional con la creaci\u00f3n de espacios de colaboraci\u00f3n y di\u00e1logo que mejoran la eficiencia de los procesos acad\u00e9micos, administrativos y de investigaci\u00f3n. Este modelo de transformaci\u00f3n se basa en el conocimiento y experiencia del personal de la UPR en posiciones clave, la comunidad universitaria, y la gu\u00eda y el peritaje de la VPAAI.<\/p>\n

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Las diferentes perspectivas de la comunidad ayudan a identificar problemas compartidos y proponer mejores pr\u00e1cticas para desarrollar soluciones sist\u00e9micas.<\/span><\/p>\n

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La iniciativa enciende en la comunidad universitaria un mayor sentido de pertenencia por los procesos de la UPR. Las diferentes perspectivas de la comunidad ayudan a identificar problemas compartidos y proponer mejores pr\u00e1cticas para desarrollar soluciones sist\u00e9micas. Las estrategias principales de la agenda de transformaci\u00f3n institucional incluyen la creaci\u00f3n de grupos de trabajo y mesas de di\u00e1logo utilizando diversas metodolog\u00edas. Este modelo innova y transforma la pertinencia de la Administraci\u00f3n Central y de la VPAAI como ente que garantiza la continuidad y armon\u00eda del sistema UPR como una sola entidad; tal y como establece el llamado de la Ley Universitaria.<\/p>\n

Los grupos de trabajo designados est\u00e1n conformados por recursos claves de las unidades y organizados por \u00e1reas funcionales. Ellos, junto al personal experto en planificaci\u00f3n de la VPAAI, discuten y mejoran procesos y asuntos reglamentarios. Esta organizaci\u00f3n, hace de los grupos de trabajo una herramienta prometedora para forjar soluciones innovadoras a la hora de agilizar y formular procesos a nivel sist\u00e9mico.<\/p>\n

Es por lo anterior que la agenda de los grupos de trabajo se enmarca en identificar retos comunes, estudiar procesos y proponer mejoras sist\u00e9micas implementables. Adem\u00e1s, se revisan reglamentos y certificaciones vigentes que limitan la eficiencia de los procesos. As\u00ed mismo, desde los grupos se proponen y recomiendan adiestramientos sist\u00e9micos para los empleados.<\/p>\n

Actualmente, los grupos de trabajo creados cuentan con los siguientes proyectos prioritarios:<\/p>\n

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    1. Comit\u00e9 Asesor de Transformaci\u00f3n Digital<\/em> – proyecto de firmas digitales, reingenier\u00eda y digitalizaci\u00f3n de procesos y transacciones por \u00e1rea funcional; proyecto piloto de digitalizaci\u00f3n de procesos de la Oficina de Desarrollo F\u00edsico e Infraestructura (ODFI).<\/li>\n
    2. Directores de Compras<\/em> – enmiendas a la reglamentaci\u00f3n de compras y protocolos vigentes; desarrollo e implantaci\u00f3n sist\u00e9mica de una plataforma de gesti\u00f3n de compras.<\/li>\n
    3. Decanos Administrativos<\/em> – elaboraci\u00f3n de planes que gu\u00eden la transformaci\u00f3n administrativa en las unidades; digitalizaci\u00f3n y agilizaci\u00f3n de procesos y transacciones; infraestructura tecnol\u00f3gica y energ\u00e9tica; desarrollo de una nueva cultura institucional; desarrollo de una plataforma de inventario, evaluaci\u00f3n y visualizaci\u00f3n de la propiedad inmueble.<\/li>\n
    4. Administradores de Documentos<\/em> – enmienda al reglamento de administraci\u00f3n de documentos; creaci\u00f3n de gu\u00eda de archivo uniforme de documentos digitales; establecimiento de un repositorio digital para los Archivos Centrales de la UPR utilizando las plataformas disponibles en el sistema; encaminar procesos de digitalizaci\u00f3n y archivo de documentos digitales.<\/li>\n
    5. Investigaci\u00f3n<\/em> – identificaci\u00f3n de obst\u00e1culos administrativos en la investigaci\u00f3n: agilidad y celeridad en creaci\u00f3n de cuentas para fondos de proyectos de investigaci\u00f3n.<\/li>\n
    6. Pr\u00e1ctica Intramural<\/em> – identificaci\u00f3n de barreras administrativas al establecimiento de proyectos de pr\u00e1ctica intramural; enmienda al Reglamento de Planes de Pr\u00e1ctica Universitaria Intramural para ampliar incentivos y mecanismos de captaci\u00f3n de fondos.<\/li>\n
    7. Directores de Recursos Humanos<\/em> – uniformar y digitalizar sistema de asistencia y licencias; uniformar procesos y normativas; plan de reclutamiento, desarrollo, retenci\u00f3n y sucesi\u00f3n del personal no docente.<\/li>\n
    8. Gerentes Acad\u00e9micos <\/em>– conversatorios para identificar problemas y dise\u00f1ar y ensayar soluciones; desarrollo de gu\u00edas de procedimiento uniforme; academia de gerentes.<\/li>\n
    9. Registradores<\/em> – uniformar procesos; establecer mecanismos para viabilizar la movilidad estudiantil<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n

      Los grupos de trabajo se han mantenido vinculados a un conjunto de cinco encuentros acad\u00e9micos desde enero del 2021 y basados en mesas de di\u00e1logo deliberativo a trav\u00e9s de las cuales miembros de la comunidad universitaria identificaron asuntos sobre gobernanza y autonom\u00eda; presupuesto y estrategias de innovaci\u00f3n; y misi\u00f3n, visi\u00f3n y transformaci\u00f3n universitaria que deben ser atendidos para completar una transformaci\u00f3n institucional genuina.\u00a0 Contamos con el apoyo y la facilitaci\u00f3n del Centro de Di\u00e1logo Sostenido de la UPR en Humacao.<\/p>\n

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      Los problemas m\u00e1s complejos emergidos del di\u00e1logo se atendieron en dos encuentros adicionales a trav\u00e9s de sesiones de strategic doing, como estrategia para formar colaboraciones, co-crear soluciones para problemas complejos, definir resultados medibles e identificar mecanismos para formular ajustes.<\/span><\/p>\n

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      En esta din\u00e1mica, las tem\u00e1ticas relacionadas con asuntos t\u00e9cnicos fueron referidas a los grupos de trabajo pertinentes para su atenci\u00f3n oportuna. Los problemas m\u00e1s complejos emergidos del di\u00e1logo se atendieron en dos encuentros adicionales a trav\u00e9s de sesiones de strategic doing<\/em>, como estrategia para formar colaboraciones, co-crear soluciones para problemas complejos, definir resultados medibles e identificar mecanismos para formular ajustes.<\/p>\n

      Entre los logros de este modelo de transformaci\u00f3n institucional se encuentra la creaci\u00f3n de espacios de reflexi\u00f3n y colaboraci\u00f3n entre recursos de todas las unidades. Otros resultados del esfuerzo incluyen la realizaci\u00f3n de tres simposios de transformaci\u00f3n acad\u00e9mica, administrativa, e investigaci\u00f3n e innovaci\u00f3n, respectivamente; un censo administrativo y una nueva Pol\u00edtica Institucional sobre Firmas Digitales, Firmas Electr\u00f3nicas y Transacciones Electr\u00f3nicas de la UPR<\/a>.<\/p>\n

      El modelo de grupos y mesas de trabajo innov\u00f3 al ofrecer transparencia, espacios de di\u00e1logo, colaboraci\u00f3n, co-creaci\u00f3n, conocimiento de realidades del sistema, generaci\u00f3n de consenso y aceleraci\u00f3n en la implantaci\u00f3n de cambios, por lo que se propone su institucionalizaci\u00f3n para dar continuidad a la identificaci\u00f3n de \u00e1reas de necesidad, co-crear soluciones, completar la implantaci\u00f3n de las soluciones sist\u00e9micas en curso y para beneficio de la comunidad universitaria.<\/p>\n

      Por Criseida Navarro, PhD y H\u00e9ctor Carlo, PhD<\/span><\/p>\n

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